Guide Pratique des Approvisionnements
But du Guide
Ce guide a pour but de fournir aux membres du personnel et les autres utilisateurs des informations sur les procédures d'exploitation standard de gestion des achats et de s'assurer que les activités d'approvisionnement sont en conformité avec les règles et règlements financiers du PNUD.
Définition des approvisionnements
Les approvisionnements représentent le processus général de l'acquisition de marchandises, travaux de génie civil et services, et comportent les fonctions suivantes :
-
L'identification des besoins ;
- L'identification et la sélection des fournisseurs ;
- La préparation des documents d'invitation ;
- La réception et l'évaluation des offres ;
- L'approbation et l'attribution du marché ;
- La gestion des contrats.
Principes des approvisionnements du PNUD
- Meilleure qualité/prix (Optimisation des ressources)
;
- L'équité, l'intégrité et la transparence
;
- Une compétition nationale et internationale efficace
;
- Intérêt pour le PNUD.
Processus des approvisionnements
Les Méthodes d’Achat
- Demande de prix : (RFQ), pour les marchés de 2500 USD à 99.999 USD
;
- Appel d'offres : (ITB), pour l’achat des biens et travaux de 100.000 USD et plus
;
- Invitation à soumissionner : (RFP) pour l’achat des services de 100.000 USD et plus
;
- Contrat direct : LTA du siège ou autres Agences des Nations Unies, standardisation des prix , situation de monopole
;
- Achat local pour l’achat des fournitures et services de moins de 2500USD.
Les types de compétition
- La compétition internationale ouverte
Elle prévoit :
- L'information de tous les soumissionnaires éligibles et qualifiés ;
- Leur fournir un accès égal, et une opportunité équitable de concourir pour des contrats de marchandises, travaux de génie civil et services recherchés, estimés à une valeur de 100 000 USD et plus.
- La compétition internationale limitée
Elle réduit : la compétition à une liste actualisée de fournisseurs qualifiés choisis de manière non-discriminatoire par le Groupe d'activité à partir de listes, pré qualifications, manifestations d'intérêt etc. La (CIL) s'applique lorsque la (CIO) ne convient pas, que les circonstances urgentes l'exigent ou que le marché mondial ne propose qu'une disponibilité limitée des marchandises, travaux de génie civil et services nécessaires
- La compétition locale
- Lorsque les travaux de génie civil sont éparpillés géographiquement, ou étalés dans le temps et que le pays possède une base de fournisseurs suffisante (c.-à-d. au moins trois) ;
- Les services professionnels ou les biens acquis sont estimés à 30 000 USD ou moins ;
- Les marchandises sont disponibles localement à des prix en dessous du prix global du marché ; ou
- Les services requièrent une connaissance du système local/national (par ex. le Rapport sur le développement humain)
Planification des Approvisionnements
Les bureaux de terrain sont encouragés à élaborer leur plan d’achat et le finaliser avant la fin du 1er trimestre de l’année.
Le plan d’achat permet de :
- Planifier les achats
;
- Optimiser les ressources
;
- Acheter les biens et services dans les délais requis.
Au PNUD Niger, le format du modèle de plan de réquisition est envoyé aux chargés de programme pour fournir leurs besoins de l'année sur la base des dispositions prévues dans les documents de projet signés avec les partenaires
Les différents plans de réquisition sont consolidés en un seul plan qui servira de base à l'élaboration du plan d'achat qui lui est élaboré par l'unité chargée des approvisionnements.
L’évaluation des offres
Un comité local d’évaluation des offres est mis en place dans le bureau et a pour mission :
- L’ouverture des offres
;
- La vérification de leur conformité aux dispositions décrites dans l’appel d’offres
- Leur recevabilité ;
- Le dépouillement et l’analyse des offres;
- La proposition d’attribution des marchés au Représentant Résident.
Le processus interne d’approbation des approvisionnements
- Les réquisitions (demande d’achat de biens et services dans Altas) sont établies par les Assistants au programme
;
- Les réquisitions sont approuvées par les Chargés de Programme dans Altas
;
- Les achats de moins de 30.000 USD sont soumis à l’approbation directe du Représentant Résident
;
- Les achats de plus de 30.000 USD et moins de 100.000 USD sont soumis à l’examen du Comité local des marchés ( CAP)
;
- Les achats de plus de 100.000USD sont soumis à l’approbation du comité des achats du siège après avis du président du CAP et du Représentant Résident
;
- Les bons de commande sont établis par les fonctionnaires de l’unité approvisionnement
;
- Les bons de commande des achats jusqu’à moins de 30.000 USD au profit des programmes de développement sont approuvés par l’Assistant au Représentant Résident/Programme
- Les bons de commandes des achats jusqu’à moins de 30.000 USD au profit du bureau et des agences non représentées au NIGER sont approuvées par l’Assistant au Représentant Résident/Opérations
;
- L’approbation des bons de commande des achats de 30.000 à 100.00 USD au profit des programmes de développement est déléguée au Directeur des Programmes
;
- L’approbation des bons de commande des achats de 30.000 à 100.000 USD au profit du bureau et des agences non représentées au NIGER est déléguée au Directeur des Opérations
;
- Les biens et services sont réceptionnés physiquement et dans Altas par le service demandeur
;
- Les documents de paiement sont certifiés par le service demandeur
;
- L’unité des achats vérifié la conformité des documents avant transmission à l’unité des finances pour paiement.
Niger
MAF - Cadre d'accélération des OMD 
